O que é o MDF-e e para que serve?
É um documento emitido e armazenado eletronicamente, cuja função é vincular documentos fiscais transportados em uma unidade de carga utilizada. Instituído em 2010, passou a ser válido em 2014 e é aceito em todo o país, com emissão obrigatória em caso de transporte de mercadorias.
O MDF-e diz respeito a operações de transporte feitas por transportadoras com vínculo de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) para transporte de carga para terceiros, ou para empresas que transportam mercadorias próprias e as vinculam à NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Sua validade jurídica é garantida por meio da assinatura digital do emitente e autorização de uso do Ambiente Autorizador. Apesar de ser um documento inteiramente digital, é obrigatório imprimir o seu documento auxiliar, o DAMDFE.
As principais funções do MDF-e são fazer com que o registro da documentação fiscal que se encontra em trânsito ocorra de maneira mais rápida, bem como apontar todas as particularidades da carga.
Outras funções incluem a permissão do rastreamento de cargas, identificar os responsáveis pelo transporte de cargas durante o percurso, vincular informações sobre mercadorias acobertadas por vários CT-e ou NF-e transportados em um mesmo veículo.
Ademais, o documento é útil para atualizar o registro de lotes fiscais das documentações e registrar alterações na quantidade de cargas transportadas ou das pessoas condutoras.
Qual é a diferença do MDF-e para o CT-e?
A principal diferença entre eles está na função, enquanto o CT-e registra a prestação do serviço de transporte e tem incidência de ICMS, o MDF-e é usado para estabelecer informações de transporte sem gerar tributos e com foco no controle e fiscalização da carga.
Assim, Oo MDF-e é o documento utilizado em operações interestaduais e intermunicipais, com o dever de observar a legislação da UF onde a mercadoria será transportada. Além disso, traz o agrupamento dos dados disponíveis no CT-e.
Em caso de fiscalização, ele é usado para conferência e controle das cargas, contendo dados do motorista, do veículo, além da origem e destino da carga.
O Manifesto de Documento Fiscal, não possui incidência de impostos, pois as informações sobre o transporte já devem estar presentes no documento que está vinculado à MDF-e, que deve ser o CT-e ou a NF-e.
Já o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é utilizado para registrar as operações interestaduais e intermunicipais referentes ao transporte da carga com a incidência do ICMS. No documento, constam informações como o valor do serviço, impostos, valor da mercadoria, dados do transportador, quantidade de volumes, local da entrega, entre outros.
Qual é a diferença entre MDF-e e DAMDFe?
A diferença está na forma e na finalidade dos documentos: O MDF-e é um documento fiscal digital, usado para registro oficial das operações de transporte perante o fisco, já o DAMDFe é apenas a representação simplificada e legível do manifesto eletrônico, usada para acompanhar a carga durante o transporte.
O MDF-e é um documento digital que consolida informações de outros documentos fiscais eletrônicos envolvidos no transporte de cargas, sendo obrigatório para o registro e controle das operações. Já o DAMDFe (Documento Auxiliar do MDF-e) é a representação simplificada desse manifesto, criado para acompanhar fisicamente ou digitalmente a carga durante o transporte.
Enquanto o MDF-e é de uso exclusivo digital e acessado pelos órgãos fiscais, o DAMDFe serve como comprovação para o motorista em trânsito. Desde janeiro de 2023, não é mais obrigatório imprimir o DAMDFe, sendo permitido apresentá-lo digitalmente em fiscalizações.
Quando é necessário emitir MDF-e?
Existem duas situações principais em que a emissão do MDF-e se faz necessária: no transporte de carga fracionada ou no transporte da carga fechada.
Confira a explicação a seguir.
Carga fracionada
Esse é o tipo de transporte em que o mesmo veículo carrega mais de uma carga. Dessa forma, é preciso ser feita a emissão de MDF-e por quem fez a emissão do CT-e ou da NF-e caso as mercadorias estejam acobertadas por mais de uma nota fiscal.
Carga fechada
No caso de carga fechada, todo o espaço do veículo é ocupado por um único tipo de mercadoria, acobertada por apenas uma nota fiscal. De acordo com o Ajuste SINIEF 09/2015, a emissão do MDF-e é obrigatória sempre que esse tipo de carga for transportado em operações interestaduais, ou seja, entre diferentes estados.
Quais empresas devem emitir o MDF-e?
Praticamente todas as empresas que trabalham com transporte no Brasil. O MDF-e deve ser emitido por qualquer transportadora que trabalhe com CTe e com cargas fracionadas ou por lotação. O documento precisa ser apresentado tanto por emitentes da Nota Fiscal Eletrônica como por pessoas autônomas.
A emissão do MDF-e é obrigatória para qualquer transporte entre municípios ou entre estados desde 2020, não importando a quantidade de documentos fiscais que acompanham a mercadoria. Também é importante ter em mente que a não emissão do manifesto pode gerar penalidades, desde multas até apreensão do veículo.
Sendo assim, é mandatória a emissão do MDF-e para:
Também é obrigatória nos seguintes casos:
A emissão de MDF-e Intermunicipal também é exigida em todo o Brasil. Até agosto de 2020, o documento era obrigatório apenas para transporte de mercadorias interestaduais e ficava a cargo de cada UF exigir ou não a emissão do Manifesto Intermunicipal.
Mas o Ajuste SINIEF 23/19 sancionado pela Confaz em dezembro de 2019, obrigou a emissão do MDF-e Intermunicipal a partir de setembro de 2020.
Por que é importante emitir o MDF-e?
A agilidade é um dos pontos-chave para justificar a emissão do MDF-e. Assim, os documentos relacionados ao transporte de cargas podem ser facilmente consultados por serem armazenados eletronicamente.
Além disso, permite saber o paradeiro de cargas, além de auxiliar na recuperação de itens perdidos e/ou extraviados.
O documento também possibilita a identificação da pessoa responsável pelo transporte de cargas e o registro de eventuais alterações e/ou substituições das unidades de transporte, o que evita perdas e erros.
Mais um fator relacionado a importância da emissão do MDF-e vem do fato que, perante o Fisco, há um aumento de confiabilidade nas atividades de fiscalização de transportadores de cargas.
Também, a exemplo do CT-e, os motoristas reduzem o período de parada nos Postos Fiscais de Fronteira, reduzindo o tempo de fiscalização. Assim, as entregas conseguem chegar até o destinatário mais rapidamente, resultando em um serviço mais eficiente e ampliando a satisfação do cliente.
Além disso, por tratar-se de um documento virtual, os gastos com armazenamento diminuem, já que é muito mais barato guardar um documento digital do que uma documentação física em papel.
Quais são as vantagens de emitir MDF-e?
A emissão do MDF-e traz uma série de benefícios que impactam positivamente empresas, profissionais contábeis, a sociedade e o próprio Fisco. Ao adotar esse modelo eletrônico, é possível otimizar processos, reduzir custos e promover maior eficiência no controle e transporte de mercadorias.
Confira a seguir as principais vantagens do MDF-e para cada um desses públicos.
Benefícios para os Emitentes do MDF-e
Benefícios para a Sociedade
Benefícios para Contadores
Benefícios para o Fisco
O que é preciso para emitir MDF-e?
É pré-condição essencial ter cadastro no CNE (Cadastro Nacional de Emissores), para ser possível o posterior cadastro estadual das empresas interessadas em emitir o documento. Isso porque o MDF-e é usado em operações estaduais e interestaduais.
Do mais, é preciso seguir também estes passos:
Credenciamento na SEFAZ
Caso seja a primeira emissão, é fundamental se credenciar à Secretaria da Fazenda da região em que seu negócio está fixado. É por meio do credenciamento que a sua empresa poderá tornar-se emissora de NF-e ou de CT-e. Consequentemente, poderá também emitir um MDF-e.
Se a sua empresa já estiver habilitada para a emissão de ambos os documentos, não será preciso solicitar o credenciamento, pois será possível emiti-lo normalmente.
Obtenção do certificado digital
Também é necessário que a sua empresa conte com um certificado digital para a produção de documentos com validade jurídica em nome da companhia, assim como o acesso aos sistemas de emissão fiscal.
Levantamento das informações
Para emitir o MDF-e, é preciso do mais importante: informações. Mais precisamente, você deve ter em mãos os seguintes dados:
Uso do sistema emissor
Ter um software que emita MDF-e também é importante. Isso evita problemas com a fiscalização ou na hora de emitir documentos, uma vez que a emissão gratuita do MDF-e foi descontinuada conforme determinado pelo Ajuste SINIEF 24/17.
Um software de emissão de notas fiscais dá conta não só da emissão do MDF-e em si, como também de outras ações.
Por isso, é ideal que um bom sistema emissor também conte com funcionalidades como controle de veículos e gestão de transportadoras, módulos de emissão de documentos internos, módulos de emissão de documentos fiscais e de controle, sistema de cobrança fácil e assim por diante.
Como emitir o MDF-e?
Após estar em dia com todos os pré-requisitos para emissão, é preciso fazer o seguinte:
Como consultar o MDF-e?
Não é muito difícil. Ela está disponível no portal SVRS da MDF-e por meio da “Consulta Pública”.Depois, basta fazer o seguinte:
Ressaltamos que a consulta pública do MDF-e só está disponível para documentos emitidos há menos de um ano.
Quais os principais eventos de um Manifesto Eletrônico?
Há alguns eventos que devem ser levados em consideração quando se refere ao Manifesto Eletrônico como o de autorização, encerramento, cancelamento, registro de passagem e inclusão de motorista.
A seguir, os abordamos com mais detalhes.
Autorização
Trata-se de quando o MDF-e é enviado à Sefaz e a mesma autoriza o seu uso. Tal procedimento envolve aspectos formais como autoria, leiaute, numeração e assinatura do emitente, sem a responsabilização pelo conteúdo declarado.
Em caso de erros, o Manifesto Eletrônico é rejeitado sempre com a informação do código de erro. Consequentemente, não é gravado no Banco de Dados do Ambiente Autorizador.
Encerramento
Trata-se de quando evento é enviado à Sefaz e confirma o processo de entrega. Após o produto ser entregue ao destinatário ou o transporte ser encerrado, é disparado um informe à Sefaz. Somente após isso, pode ser gerado um novo MDF-e ao veículo.
Isso quer dizer que a empresa emitente não pode deixar de emitir o Manifesto Eletrônico quando o processo terminar. Do contrário, o veículo não poderá executar novos transportes.
Caso ocorram mudanças durante a rota, como alterações relacionadas à carga e ao veículo, será necessário encerrar o MDF-e existente e emitir um novo.
Ressaltamos também que dependendo da Unidade Federativa (UF) onde ocorrer a operação, podem ser cobradas multas caso seja descoberto que o veículo transita sem carga e com o manifesto em aberto.
Cancelamento
O cancelamento de uma MDF-e é possível. Porém, somente quando o documento já foi autorizado pela Sefaz e o transporte da carga ainda não começou.
É preciso ter em mente que a pessoa emitente tem o prazo de 24 horas para pedir o cancelamento do MDF-e, desde que os demais requisitos tenham sido cumpridos.
Registro de passagem
Como você sabe, o caminhão pode passar por diversos postos de fiscalização. Se isso acontecer, será gerado o registro de passagem no MDF-e, NF-e e CT-e relacionados à mercadoria transportada.
Dessa forma, este evento impede o cancelamento dos documentos fiscais.
Inclusão de motorista ou condutor
Toda vez que acontecer a troca ou a inclusão de um motorista durante o transporte da mercadoria, ocorre a inclusão de motorista ou condutor. De maneira que é dever de quem emite o MDF-e informar quando ocorrer eventos deste tipo.
Atualização MDF-e 2025: Ajuste SINIEF nº 26/2024
Essa é uma atualização recente sobre o MDF-e, publicado em dezembro de 2024, o Ajuste SINIEF nº 26/2024 estabelece que a partir de 2025, é obrigatória a emissão de um MDF-e distinto para cada unidade federada (UF) de descarregamento.
Isso significa que se uma carga for entregue em mais de um estado, será necessário emitir um MDF-e separado para cada UF de destino. Essa medida visa aprimorar o controle e a fiscalização das operações de transporte.
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Perguntas frequentes sobre o MDF-e
Reunimos as principais perguntas frequentes sobre o MDF-e para esclarecer o que você precisa saber para manter seu transporte em conformidade com a legislação.Escrever texto.
O que acontece se não emitir MDF-e?
No caso da falta de emissão, poderão ser aplicadas penalidades seguindo as regras de cada estado, como multas para o transportador e o contratante até a retenção do veículo.
Quais documentos o MDF-e substitui?
Segundo a legislação, o MDF-e substitui o Manifesto de Carga modelo 25 e a Capa de Lote Eletrônica (CL-e).
É obrigatório emitir MDF-e?
Sim, a emissão do manifesto é obrigatória em todo o país sempre que uma empresa vai realizar o transporte de mercadorias, sejam em rotas interestaduais ou intermunicipais.
O que é Encerramento de MDF-e?
É o procedimento obrigatório de informar à Sefaz que a operação de transporte foi concluída, liberando os veículos envolvidos para novos manifestos. Ele deve ser feito no sistema do emitente ao final do trajeto ou em casos específicos como redespacho ou alteração de dados.
Um MDF-e pode ser cancelado após enviado para a Secretaria da Fazenda?
Não. O MDF-e só pode ser cancelado em no máximo 24 horas após a sua emissão e antes do fato gerador, ou seja, o início do transporte.
É possível emitir o MDF-e antes de carregar a mercadoria?
Não, o MDF-e só pode ser emitido após o conhecimento dos documentos fiscais que acobertam a carga, como NF-e ou CT-e. Ou seja, é necessário ter os dados da mercadoria que será transportada antes de gerar o manifesto.
É possível alterar o MDF-e?
Sim, desde que antes de sua transmissão para o Sefaz. Após tal evento, não será mais possível mexer no manifesto, qualquer mudança exige o encerramento do MDF-e atual e emissão de um novo. A única exceção é a inclusão de motorista, que pode ser feita durante o transporte, antes do encerramento.
