Melhorar a emissão de documentos fiscais para SaaS é um desafio e pode gerar dúvidas na hora de optar entre desenvolver um sistema próprio ou fazer a aquisição de um pronto.
A busca por criar novas formas de otimizar processos na emissão de notas fiscais deve estar aliada às adequações jurídicas que cada documento exige.
Para entender melhor e buscar tomar a melhor decisão, neste artigo apresentamos algumas peculiaridades que devem ser analisadas antes de decidir desenvolver o próprio sistema.
Vamos lá?
Emissão de Documentos fiscais para SaaS
Existem alguns pontos de extrema importância para o desenvolvimento de um software próprio para a emissão de documentos fiscais. Dentre eles podemos citar:
Tributos sobre o software
Cada estado e município possui regras específicas para tributação de impostos, ainda mais para a comercialização de softwares.
Dessa forma, existem dois tributos que acabam apresentando impasses de especificação: o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).
Por isso, fique atento na hora de comercializar seu software. Busque informações junto às Secretarias de Fazenda de estados e municípios conforme o local para o qual será emitida a nota, a fim de emitir documentos com as informações corretas.
Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE)
O CNAE é onde são classificadas as atividades desenvolvidas em um negócio.
Para empresas SaaS, enquadrar as atividades corretamente pode ser um ponto de dificuldade. Entretanto, é essencial especificar corretamente os códigos dos serviços ofertados para declarar de forma precisa as atividades que o seu negócio atende.
Aprimorando a gestão das notas
Como citamos anteriormente, criar um software próprio não é a única forma de uma empresa SaaS melhorar a gestão de suas notas. A seguir, alguns pontos importantes:
Seja organizado
Mantenha as notas organizadas por serviços, clientes, datas, cidades, estados… da forma que fizer mais sentido e permita fácil acesso quando necessário.
A organização é imprescindível, tanto para a gestão interna quanto por obrigações legais relacionadas ao tempo de guarda dos documentos.
Tempo de emissão das notas fiscais
Notas fiscais com até 5 anos a partir da data de emissão podem ser solicitadas pelo Fisco. Não apresentar essas notas pode gerar multas de até R$1.000,00 por nota.
Já as notas que ultrapassarem esse prazo podem ser descartadas.
Autenticidade
Verificar a autenticidade das notas é fundamental para evitar problemas com o Fisco. Use a chave de acesso disponível no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) para consultar no site da Receita Federal.
Invista em softwares especializados
Vale a pena considerar o investimento em soluções especializadas.
Com uma API de emissão de notas fiscais, você pode gerenciar, armazenar e automatizar o envio e o recebimento de documentos fiscais em um único ambiente.
Além disso, é possível integrar sistemas de diferentes regiões, agilizando processos e garantindo que as informações estejam alinhadas às exigências de cada estado ou município.
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